Minden gazdálkodó szervezetnek kötelező az elektronikus ügyintézés 2018. január 1-jétől, az elektronikus ügyintézést biztosító szerv feladat- és hatáskörébe tartozó, valamint e szervek jogszabály alapján biztosítandó szolgáltatásaik igénybevételéhez, lemondásához, vagy módosításához szükséges ügyekben.
Elektronikus kapcsolattartásra szolgáló hivatalos elérhetőség
Gazdálkodó szervezet nyilvántartásba vételét, amennyiben ez jogszabály rendelkezése alapján nem kötelező, létrejöttét követő 8 napon belül köteles bejelenteni az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét az ügyintézési rendelkezések nyilvántartásába.
Amennyiben a működéshez szükséges a társaság jogszabály által rendszeresített nyilvántartásba vétele kötelező, úgy az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló hivatalos elérhetőség az erre vonatkozó nyilvántartásba is bejelenthető. Az elérhetőségnek biztonságos kézbesítési szolgáltatási címnek, vagy a Kormány által rendeletben megadott egyéb típusú elektronikus elérhetőségnek kell lennie. Amennyiben az elérhetőség megváltozik, a változás bekövetkeztét megelőzően a változás időpontjának pontos megjelölésével kell bejelenteni a rendelkezési nyilvántartásba. A biztonságos kézbesítési szolgáltatási cím a szabályozás alapján egy tárhely, ami gazdálkodó szerevetek esetében a cégkapu.
„Hivatalos elérhetőségként olyan elérhetőség adható meg, amely
- a) egyértelműen azonosíthatóan kizárólag az adott gazdálkodó szervezet elérhetősége,
- b) alkalmas a küldés és fogadás időpontjának, valamint az átvevő személynek egyértelmű elektronikus azonosítására,
- c) garantálja a dokumentum sértetlen fogadását,
- d) kezeli a sikertelen kézbesítés eseteit,
- e) a küldemény kézbesítésének visszaigazolására alkalmas.”
Cégkapu regisztráció
Minden gazdálkodó szervezet egy cégkapuval rendelkezik, ahova a regisztrációját a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult természetes személy kezdeményezheti. A regisztráció osztott, amely azt jelenti, hogy a szolgáltató kizárólag a szervezetnél felhatalmazott személyt regisztrálja, aki a cégkapumegbízott, a gazdálkodó szervezet nevében eljárni jogosult személyek regisztrációját pedig a cégkapumegbízott végzi.
Küldemény átvételére jogosult meghatalmazottnak kell tekinteni: azt a dokumentumot vagy kézbesítési esemény igazolását fogadó személyt, aki részére a cégkapumegbízott az adott cégkapuhoz hozzáférést biztosított, vagy a gazdálkodó szervezetnek a cégkapuhoz csatlakozott informatikai rendszerét.
Küldemény kézbesítése
A hivatalos elérhetőségre kézbesített küldemények akkor tekinthetőek kézbesítettnek, ha
- a hivatalos elérhetőséget biztosító szolgáltató igazolja a küldemény ügyfél által történő átvételét, az igazolásban feltüntetett időpontban,
- a szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a címzett megtagadta az átvételt, a megtagadásra vonatkozó igazolásban feltüntetett időpontban,
- a szolgáltató azt igazolja vissza, hogy a címzett kétszeri értesítés ellenére sem vette át a küldeményt, a második értesítés igazolásában feltüntetett időpontját követő ötödik munkanapon.
Ennek értelmében a küldeményekhez kézbesítési vélelem társul, tehát a hatóság kézbesítettnek tekinti a megküldött iratokat, attól függetlenül, hogy azt elolvasták-e vagy sem, a vélelem beálltával pedig az esetleges határidők is megkezdődnek.
Jogkövetkezmények
Ha a gazdálkodó szervezet nem rendelkezik hivatalos elérhetőséggel, az elektronikus elérhetőséget biztosító szerv lefolytatja az eljárást, azzal a kitétellel, hogy a kötelezettség nem teljesítése miatt kezdeményezi a törvényességi felügyeleti, vagy hatósági ellenőrzés lefolytatását. Ha valaki a követelményeknek nem megfelelően nem elektronikus nyilatkozatot tesz, a nyilatkozata hatálytalan lesz. Mégsem lesz hatálytalan a nyilatkozat, ha az elektronikus ügyintézést biztosító szerv nem tesz eleget a törvényben rögzített kötelezettségeinek, vagy nem érhető el az elektronikus intézéshez szükséges vagy ahhoz kacsolódó szolgáltatás, formanyomtatvány nem érhető el. Lényeges megjegyezni, hogy a cégjegyzékben közzétett email cím nem azonos a hivatalos elektronikus kézbesítési címmel, az arra kézbesített iratok esetében nem állhat be a kézbesítési vélelem.
